SOP for digital signatures of Empaneled Architects

Revised guidelines for architect registration and SOP for digital signatures 27 may 2026 

Creating a digital signature involves obtaining a Digital Signature Certificate (DSC) from a licensed authority and then using it to sign documents via software or specialized platforms.
This Standard Operating Procedure (SOP) outlines the end-to-end process for establishing and using a digital signature.

1. Purpose and Scope

• Purpose: To provide a secure, standardized method for signing electronic documents that ensures authenticity, integrity, and non-repudiation.
• Scope: This procedure applies to all employees and authorized signatories required to execute digital transactions or approve electronic records.

2. Prerequisites

• Identity Documents: Valid government-issued ID (e.g., PAN Card, Aadhaar, Passport) and address proof.
• Hardware: A secure USB crypto-token (for hardware-based signatures) or a stable internet connection (for cloud-based eSign).
• Software: Updated PDF reader (e.g., Adobe Acrobat Reader) or access to a trusted e-signature platform like DocuSign or Adobe Sign.

3. Step-by-Step Procedure
Phase I: Procuring a Digital Signature Certificate (DSC)

1. Select a Certifying Authority (CA): Choose a licensed CA (e.g., eMudhra, Sify, or PantaSign).
2. Submit Application: Fill out the online application form with personal/organizational details and upload the required identity documents.
3. Verification: Complete the eKYC process, which typically involves mobile OTP verification and a brief video recording where you display your original documents.
4. Download Certificate: Once approved, download the DSC onto your USB token or your computer’s certificate store.

Phase II: Setting Up the Signature Environment

1. Install Drivers: Insert the USB token and install the necessary drivers provided by the vendor.
2. Register Certificate: For specific portals (e.g., EPFO or MCA), register your DSC on the platform before the first use.

Phase III: Digitally Signing a Document

1. Open Document: Open the PDF or Word file you wish to sign.
2. Select Sign Option:
   • In Adobe: Go to Tools > Certificates > Digitally Sign.
   • In Word: Go to Insert > Signature Line.
3. Place Signature: Drag a box in the area where you want the signature to appear.
4. Authenticate: Select your DSC from the list, enter your PIN/Password, and click Sign.
5. Save & Verify: Save the signed file as a new version and check for the “Signature is Valid” status in the document ribbon.

4. Security & Compliance

• Confidentiality: Never share your DSC PIN or transfer your USB token to another person.
• Renewal: Track expiry dates; most DSCs are valid for 1-3 years and must be renewed before they expire.
• Incident Reporting: Report lost or compromised tokens immediately to your IT department or the issuing CA for revocation.

डिजिटल हस्ताक्षर (Digital Signature) हेतु मानक संचालन प्रक्रिया (SOP)

डिजिटल हस्ताक्षर बनाने के लिए किसी लाइसेंसधारी प्रमाणन प्राधिकरण (Certifying Authority – CA) से डिजिटल सिग्नेचर सर्टिफिकेट (DSC) प्राप्त करना तथा उसके माध्यम से सॉफ्टवेयर अथवा विशेष प्लेटफॉर्म पर दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करना आवश्यक है।

यह मानक संचालन प्रक्रिया (SOP) डिजिटल हस्ताक्षर प्राप्त करने एवं उसके उपयोग की सम्पूर्ण प्रक्रिया का विवरण प्रदान करती है।

1. उद्देश्य एवं कार्यक्षेत्र (Purpose and Scope)

उद्देश्य:
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने हेतु एक सुरक्षित एवं मानकीकृत प्रक्रिया उपलब्ध कराना, जिससे दस्तावेजों की प्रामाणिकता (Authenticity), अखण्डता (Integrity) तथा अस्वीकरण-असम्भवता (Non-Repudiation) सुनिश्चित हो सके।

कार्य क्षेत्र:
यह प्रक्रिया उन सभी कर्मचारियों एवं अधिकृत हस्ताक्षरकर्ताओं पर लागू होगी जिन्हें डिजिटल लेन-देन निष्पादित करने अथवा इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखों को अनुमोदित करने की आवश्यकता हो।

2. पूर्वापेक्षाएँ (Prerequisites)

(क) पहचान सम्बन्धी दस्तावेज:
वैध सरकारी पहचान पत्र (जैसे पैन कार्ड, आधार कार्ड, पासपोर्ट आदि) तथा पते का प्रमाण।

(ख) हार्डवेयर:
सुरक्षित USB क्रिप्टो-टोकन (हार्डवेयर आधारित हस्ताक्षर हेतु) अथवा क्लाउड आधारित e-Sign हेतु स्थिर इंटरनेट कनेक्शन।

(ग) सॉफ्टवेयर:
अद्यतन PDF रीडर (जैसे Adobe Acrobat Reader) अथवा विश्वसनीय ई-हस्ताक्षर प्लेटफॉर्म (जैसे DocuSign या Adobe Sign) तक पहुँच।

3. चरणबद्ध प्रक्रिया (Step-by-Step Procedure)

चरण-I : डिजिटल सिग्नेचर सर्टिफिकेट (DSC) प्राप्त करना

(1) प्रमाणन प्राधिकरण (CA) का चयन करें:
किसी लाइसेंसधारी CA (जैसे eMudhra, Sify अथवा PantaSign) का चयन करें।

(2) आवेदन प्रस्तुत करें:
ऑनलाइन आवेदन पत्र में व्यक्तिगत अथवा संस्थागत विवरण भरें तथा आवश्यक पहचान दस्तावेज अपलोड करें।

(3) सत्यापन प्रक्रिया पूर्ण करें:
e-KYC प्रक्रिया पूर्ण करें, जिसमें सामान्यतः मोबाइल OTP सत्यापन एवं मूल दस्तावेज प्रदर्शित करते हुए संक्षिप्त वीडियो रिकॉर्डिंग सम्मिलित होती है।

(4) प्रमाण-पत्र डाउनलोड करें:
अनुमोदन प्राप्त होने के पश्चात DSC को USB टोकन अथवा कम्प्यूटर के सर्टिफिकेट स्टोर में डाउनलोड करें।

चरण-II : डिजिटल हस्ताक्षर वातावरण की स्थापना

(1) ड्राइवर स्थापित करें:
USB टोकन को कम्प्यूटर में लगाकर विक्रेता द्वारा उपलब्ध कराए गए आवश्यक ड्राइवर स्थापित करें।

(2) प्रमाण-पत्र पंजीकृत करें:
विशिष्ट पोर्टलों (जैसे EPFO अथवा MCA) पर प्रथम उपयोग से पूर्व अपने DSC का पंजीकरण करें।

चरण-III : दस्तावेज पर डिजिटल हस्ताक्षर करना

(1) दस्तावेज खोलें:
जिस PDF अथवा Word फाइल पर हस्ताक्षर करना है, उसे खोलें।

(2) हस्ताक्षर विकल्प चुनें:

• Adobe Acrobat में: Tools → Certificates → Digitally Sign
• MS Word में: Insert → Signature Line

(3) हस्ताक्षर स्थान निर्धारित करें:
दस्तावेज में उस स्थान पर बॉक्स बनाएं जहाँ हस्ताक्षर प्रदर्शित करने हैं।

(4) प्रमाणीकरण करें:
उपलब्ध सूची से अपना DSC चुनें, PIN/पासवर्ड दर्ज करें तथा “Sign” विकल्प पर क्लिक करें।

(5) सहेजें एवं सत्यापित करें:
हस्ताक्षरित दस्तावेज को नए संस्करण के रूप में सुरक्षित करें तथा दस्तावेज में प्रदर्शित “Signature is Valid” स्थिति की पुष्टि करें।

4. सुरक्षा एवं अनुपालन (Security & Compliance)

(क) गोपनीयता:
अपने DSC का PIN/पासवर्ड किसी अन्य व्यक्ति के साथ साझा न करें तथा USB टोकन किसी अन्य को हस्तांतरित न करें।

(ख) नवीनीकरण:
DSC की वैधता अवधि पर नियमित निगरानी रखें। सामान्यतः DSC की वैधता 1 से 3 वर्ष तक होती है तथा समाप्ति से पूर्व उसका नवीनीकरण कराना आवश्यक है।

(ग) घटना प्रतिवेदन (Incident Reporting):
यदि USB टोकन खो जाए अथवा उसके दुरुपयोग/समझौता होने की आशंका हो, तो तत्काल अपने आईटी विभाग अथवा प्रमाण-पत्र जारी करने वाले CA को सूचित करें ताकि प्रमाण-पत्र को निरस्त (Revoke) किया जा सके।

नोट: पंजीकृत वास्तुविदों द्वारा विभागीय पोर्टल पर जारी किए जाने वाले भवन मानचित्र अनुमोदन, पूर्णता प्रमाण-पत्र एवं अधिवास प्रमाण-पत्र हेतु केवल वैध एवं सक्रिय डिजिटल हस्ताक्षर (DSC) का ही उपयोग किया जाएगा। Offline हस्ताक्षरित दस्तावेज निर्धारित तिथि के पश्चात मान्य नहीं होंगे।

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Model Building Bye Laws 2025

Revised guidelines for architect registration and SOP for digital signatures 27 may 2026.pdf

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• Circular on Subdivision & Reconstitute Plot in Rajasthan
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